Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Oddzielny wzór jest dla beneficjentów będących i nie będących państwowymi jednostkami budżetowymi, znajdziesz go w załącznikach do regulaminu konkursu. Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma od Instytucji Organizującej Konkurs potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wszystkie wymagane załączniki do umowy są opisane w regulaminie konkursu, a wśród nich m.in.:
- dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela Beneficjenta do podpisania umowy (pełnomocnictwo, odpis z KRS, inne).
- harmonogramy realizacji projektu, płatności, uzyskiwania pozwoleń na budowę,
- kopia umowy z bankiem lub zaświadczenia z banku o posiadaniu przez Beneficjenta rachunku bankowego, dla potrzeb przekazywania zaliczki / refundacji,
- opis projektu i wykaz wyposażenia planowanego do zakupu w ramach Projektu,
- oświadczenie o kwalifikowalności VAT,
- wzór oświadczenia o zmianie rachunku bankowego,
- zestawienie wskaźników do monitorowania projektu.
Kwalifikowalność wydatków
Realizując projekt musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wszystkie wydatki przedstawione do rozliczenia muszą być poniesione zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020. Z tym dokumentem zapoznajesz się już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.
O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:
- czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
- czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
- czy wydatek jest efektywny.
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:
- czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
- czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
- czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
- zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
- efektywność poniesionego wydatku,
- sposób udokumentowania wydatków.
Realizując projekt dofinansowany ze środków unijnych korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.
Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione we wspomnianych Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko.
Należy także pamiętać, że od dnia 1 stycznia 2016 r. istnieje obowiązek publikacji zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich przez beneficjentów POIiŚ 2014-2020 zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności. Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich jest dostępna pod następującymi adresami:
bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl
Kontrola projektu
Realizacji każdego z projektów, który ma udzielone wsparcie z funduszy unijnych, towarzyszy kontrola. Jest to obowiązkowy element w trakcie jego trwania lub po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Kontrola może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom prowadzonym przede wszystkim przez instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie:
- Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
- Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;
- Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
- Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – przede wszystkim sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje; może być rozszerzona o kontrolę innych elementów np. osiągnięcia i utrzymania wskaźników.
Będą prowadzone też kontrole krzyżowe – w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt (nawet w różnych Programach) lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej w większości przypadków nie uczestniczysz bezpośrednio – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemach informatycznych; możesz dowiedzieć się o niej m.in wówczas, gdy zostaniesz poproszony o oświadczenie o niewspółfinansowaniu projektu z innych instrumentów UE albo gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji; w szczególnych przepadkach czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w miejscu realizacji projektów lub w siedzibie beneficjenta.
Dodatkowo projekt może zostać poddany innym kontrolom lub audytom – realizowanym bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urzędy Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Po zakończeniu kontroli/audytu zostaje sporządzona informacja pokontrolna, raport z audytu albo podobny dokument. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną uchybienia, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia. Zalecenia mogą też dotyczyć usprawnienia pewnych kwestii. Jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości konsekwencją może być konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania wraz z odsetkami.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu
W trakcie całego okresu realizacji projektu powinieneś regularnie informować instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie, o postępach w jego realizacji. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Wnioski o płatność należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Przekazuje się je jedynie w formie elektronicznej. We wnioskach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego wniosku.
Wniosek o płatność jest podstawą do wypłaty przyznanego dofinansowania w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego (CST) możesz:
- utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
- prowadzić korespondencję,
- przekazać haromonogram realizacji projektu,
- ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.
Więcej informacji o Centralnym systemie teleinformatycznym znajdziesz na Portalu Funduszy Europejskich.
Wniosek o płatność jest weryfikowany pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz pod względem poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dofinansowanie może być cofnięte, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dofinansowania będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców, czy poniesiesz wydatki niezgodnie z ich przeznaczeniem.
O płatność występujesz, gdy:
- wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
- wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
- chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczasz wydatki.
Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania, lub okazać w trakcie kontroli. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem konta bankowego wskazanego w umowie o dofinansowanie.
Zasady promocji i oznakowania
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz obowiązek o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową - jeśli taką posiadasz.
W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu. Obowiązuje Cię to od momentu uzyskania dofinansowania. Jeśli w trakcie realizacji projektu umowa zostanie rozwiązana, nie możesz już stosować znaku Unii Europejskiej, ani Funduszy Europejskich.
Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie jest szczegółowo wyjaśnione w zakładce Informacja i promocja.
Opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajduje się w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. Warto zapoznać się z Podręcznikiem Beneficjenta już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, znajduje się tam wiele informacji np. na temat jak zaplanować działania informacyjno-promocyjne.
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.
Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:
- zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
- nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
- nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej dotacji działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła Ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.
Zgłaszanie nieprawidłowości
W celu zapewnienia realizacji projektów w sposób etyczny, jasny i przejrzysty stworzono proste narzędzie do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości dotyczących inwestycji finansowanych ze środków pochodzących z Programu Infrastruktura i Środowisko. Przekazywane sygnały o nieprawidłowościach pozwolą na wprowadzenie odpowiednich środków zaradczych oraz przyczynią się do zapewnienia najwyższych standardów realizacji projektów. Co należy zgłaszać? Podejrzenie nieprawidłowości, które dotyczą zarówno przedstawicieli instytucji w systemie realizacji Programu czy podmiotów realizujących projekty (np. Beneficjenci).
W celu zgłoszenia nieprawidłowości należy: skorzystać z formularza lub wysłać wiadomość na adres e-mail: .
- Poprzednia
- Następna
- Drukuj
- Powrót
- Wypowiedz się